דואר קולי
  • מלאה Unified messaging.
  • בסיס נתונים SQL.
  • מערכת הרשאות משוכללת.
  • יכולת בקרה על כל ההודעות הקוליות והפקסים.
  • פקס למייל והודעה למייל.
  • יכולת עבודה קבוצתית על פקסים או הודעות קוליות.
  • שמירת כל ההודעות הקוליות והפקסים על המחשב ללא הגבלה (גודל דיסק).

 
 

מדריך דואר קולי

אפשר להפנות כל שיחה מ:

א. שלוחה.

ב. קבוצת שלוחות.

ג. ישירות מחי"פ (מספר טלפון של החברה).

 

למערכת הדואר הקולי. האפשרויות שאפשר להגדיר שם הם:

1. השמעת הודעה.

2. הפניה לניתוב (וגם ניתובי משנה).

3. הפניה לתא קולי לאימייל.

4. הפניה לפקס2מייל.

5. הפניה לשלוחה אחרת.

6. הפניה לקבוצה של שלוחות (בזה אחר זה או צלצול במקביל בכמה שלוחות).

7. הפניה למספר חיצוני נייח או נייד או חו"ל.

8. הפניה לפי זמנים (ימים בשבוע ושעות ביממה).

9. ניתוק השיחה.

10. הפניה ל: 'אם ידועה לך מספר השלוחה, הקש אותה כעת'.

וכמובן שילובים של כמה אפשרויות.

הגדרת הניתוב

נכנסים באפליקציה בתפריט הראשי שלמעלה כאן:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ומקבלים את הדף שבו בוחרים את מספר התיבה שיכול להיות מספר השלוחה שמפנה אליו או מספר לניתוב ראשי או מישני. לדוגמה הפניה משלוחה 112 לאפליקציה:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    מספר התיבה של השלוחה או הניתוב.

2.    התיאור של התיבה.

3.    כמה פעמים תושמע ההודעה הראשית של התיבה שנמצאת בשורת Global, שאחריה השיחה מופנית לשורה בשם TimeOut.

4.    כאן אפשר לחפש ברשימת התיבות לפי מספר התיבה המבוקשת.

5.    כאן אפשר לחפש ברשימת התיבות לפי תיאור התיבה המבוקשת.

6.    כדי לבחור תיבה מסויימת על מנת לראות את ההגדרות שלה ו/או לשנות אותם, פשוט מקישים על השורה המבוקשת בטבלה שכאן למעלה ואז יופיע חץ קטן כמו כאן בדוגמה וגם בטבלה שלמטה הפרטים של התיבה המבוקשת.

7.    בעמודה זו מוגדר מה מקישים בניתוב המבוקש. ניתוב הכוונה משהו כמו: 'הקש 1 למכירות, הקש 2 להשארת הודעה' וכו'. האפשרויות שמופיעות בכל תיבה הם:

א. הספרות 0-9 או * או #

ב. Global שמופעל כאשר השיחה נכנסת לאפליקציה לתיבה הזו.

ג. Error מופעל אם ישנה תקלה.

ד. Timeout מופעל אחרי שהGlobal מסיים לעבוד.

ה. OnClose אם התיבה מוגדרת לעבוד לפי שעות ו/או בימים מסויימים, אז מחוץ לשעות השיחה תעבור למה שמוגדר כאן.

8.    הפקודה שתבוצע אם יקישו על מה שמופיע במספר 7. סוגי הפקודות מפורטים כאן למטה.

9.    הפרמטרים לפקודה.

10.    אימייל לפקודה (אם צריך).

 

סוגי הפקודות

כאשר מקישים הקשת כפולה על הכפתור השמאלי של העכבר בעמודה מספר 8 בתמונה הקודמת, מקבלים לבחור בתפריט הזה:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    העברת השיחה לשלוחה או לקבוצת שלוחות או למספר חיצוני מהמרכזיה.

2.    פקס2מייל.

3.    ניתוק השיחה.

4.    העברה לIVR. ישנם כמה תוכנות מוגדרות מראש. אפשרות שITD יתכנתו לכם IVR שמותאם אישית לכם.

5.    העברת השיחה לתיבה מסויימת. (אם פקודה זו מופיעה בשורה Global, הקלטת התיבה מושמעת. היא מושמעת מספר הפעמים שמוגדר בעמודה מספר 3 בטבלה העליונה, ואז השיחה עוברת לשורה Timeout).

6.    כמו 5, רק שמושמעת הודעת מערכת שמודיעה את הסיבה שהשיחה הועברה לדואר הקולי. האפשרויות הם:

א. תפוס.

ב. אין מענה.

ג. DND שפירושו  (Do Not Disturb) שהעובד לא נמצא כעת במשרד. מפעילים/מפסיקים, אופציה זו על ידי הקשה על כפתור בשלוחה או הקשת קוד.

7.    לשימוש עתידי.

8.    לשימוש עתידי.

9.    משתמשים באופציה זו כדי להגדיר את מה שאומרים בניתוב: 'אם ידועה לך מספר השלוחה הקש אותה כעת'. אם מספרי השלוחות מתחילות בספרה 1 למשל, אז בשורה 1 בטבלה זו נרשום את האופציה הזו, ובפרמטרים נרשום את מספר הספרות הכולל של מספרי השלוחות.

10.    לשימוש עתידי.

11.    כמו 5, רק שעובר לתיבה המבוקשת לפי הזמנים שמוגדרים בה שהיא תפעל.

12.    אם רוצים לבטל תכנות שכבר קיים בשלוחה הזו.

13.    לא בשימוש. העברה למספר חיצוני עושים עם אופציה 1.

14.    משתמשים באופציה זו כדי להודיע על מיקום בתור כאשר מחכים שהשלוחה/קבוצת שלוחות ירימו את השיחה ללקוח.

15.    השארת הודעה שנשלחת בתור קובץ שמע מצורף לאימייל של העובד.

 

הרשאות להגדרות/שינויים

 

אפשר להכנס בתפריט למעלה באפליקציה כאן:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ואז מקבלים את הדף שבו בוחרים את ההרשאות לכל עובד בנפרד. משהו כזה:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    כאן בוחרים את מספר השלוחה של העובד שרוצים לתת/להוריד לו הרשאות.

2.    בעמודה זו מופיעות כל התיבות שבאפליקציה שמהם אפשר לבחור מה להוסיף לו הרשאות.

3.    בעמודה זו מופיעות כל התיבות שיש לעובד הרשאה לראות/לשנות אותם.

4.    אחרי שמסמנים את התיבות בעמודה 2 שרוצים להוסיף לעובד זה את ההרשאות אליהם, מקישים על כפתור זה כדי לתת לו את ההרשאות הללו.

5.    אחרי שמסמנים את התיבות בעמודה 3 שרוצים להסיר לעובד זה את ההרשאות אליהם, מקישים על כפתור זה כדי להוריד לו את ההרשאות.

 

חיפוש הודעות קוליות לאימייל

אפשר להכנס לאפליקציה לדף שמראה את כל ההודעות הקוליות שהתקבלו במערכת בכל השלוחות שיש לעובד הרשאה לראות. כמו בדוגמה כאן:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-    בטבלה שכאן למעלה רואים את כל ההודעות הקוליות לפי מספר השלוחה (רק שלוחות שהעובד מורשה לראות).

-    כמו כן רואים את התאריך והשעה של ההודעה.

-    המספר של הלקוח שלכם שהשאיר את ההודעה (אם הוא לא התקשר מחסום).

-    וגם התאריך והשעה שהעובד שלכם שמע את ההודעה.

-    אפשר להציג את הטבלה לפי חתכים של:

א. תאריך ושעה.

ב. מספר שלוחה.

ג. מספר הטלפון של הלקוח שהשאיר את ההודעה.

ד. האם ההודעה נקראה או לא.

ה. אם ההודעה פתוחה או לא.

-    כמו כן אפשר לשמוע מעמוד זה את ההודעה על ידי הכפתור למטה Hear Message.

-    אפשר להעביר את ההודעה הזו לעובד אחר על ידי בחירת מספר השלוחה שלו בForward To והקשה על הכפתור Forward.

-    וגם אפשר להוריד את קובץ השמע למחשב בעזרת הקישור שלמטה Download.

 

-    אפשר להגדיר תיבה שיהיו לכמה עובדים את הגישה אליה ואז אם בBoxes מגדירים שתיבה זו תהיה מסוג Department, אז כאשר מישהו אחד ראה את הפקס, הוא מסומן בתור פקס שנצפה גם לאחרים שיש להם את ההרשאה לפקס2מייל הזה. ואם זה לא מוגדר בתור Department, אז כאשר מישהו אחד ראה את הפקס2מייל, הוא מסומן בתור פקס שנצפה רק לו, ולאחרים שיש להם את ההרשאה לאותו פקס2מייל, אצלם עדיין זה יהיה מסומן בתור פקס שלא נצפה.